Dokumentenmanagement - Zukunftssicherung für KmU
In unserer Veranstaltung am 26.06.2003 zum Thema Dokumentenmanagement
- Zukunftssicherung für KmU stellten wir neben einer theoretischen Einführung
einen praktischen Lösungsansatz vor, der auf dem weit verbreiteten Dokumentenmanagementsystem
ELO Office basiert.
 In
seinem Vortrag zeigte Dr. Andreas Becherer
vor Vertretern sächsischer KMU die Bedeutung von dokumentgebundenen Informationen
in Unternehmen. Aktuell wird eine Zunahme der in KMU zu verarbeitenden Informationen
bis 2005 um ca. 200% prognostiziert (siehe Grafik). Die meisten Informationen
werden in Form von Dokumenten gespeichert, welche noch immer zu 75% auf Papier
vorliegen. Dadurch entstehen vielschichtige Probleme. Mitarbeiter verbringen bis
zu 60% ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Informationen. Papier wird mehrfach
kopiert und weitergeleitet - bereichsübergreifend und über die Firma
hinaus, was zu mehreren Versionen eines Dokumentes führt. Hier können
Dokumentenmanagementsysteme
Abhilfe schaffen.
Leider existieren hartnäckige Vorurteile gegen Dokumentenmanagementsysteme:
Sie seien teuer, schwer zu bedienen und nur für Großunternehmen sinnvoll.
Diesen weit verbreiteten Vorurteilen kann jedoch durch im unternehmerischen Alltag
gesammelte Erfahrungen widersprochen werden: Dokumentenmanagementsysteme sind
preisgünstig, einfach zu bedienen und führen auch in KMU zu Effizienzgewinnen
und Kosteneinsparungen.
Durch den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen können
eindeutige Wettbewerbsvorteile
erzielt werden:
- Alle benötigten Informationen stehen jederzeit auf Abruf zur Verfügung.
- Alle benötigten Informationen stehen jederzeit am benötigten Ort
zur Verfügung.
- Zugriffsrechte erhöhen die Datensicherheit.
- Anforderungen an eine revisionssichere Archivierung werden erfüllt.
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